Vous ne devez pas ajouter 40 € à la facture dès son émission. Vous devez y faire figurer la mention légale, puis réclamer l’indemnité forfaitaire de recouvrement si un client professionnel ne paie pas intégralement à l’échéance. Les 40 € deviennent exigibles dès le premier jour de retard, sans mise en demeure préalable et sans nouvelle facture.
Quand l’indemnité forfaitaire de 40 € devient-elle exigible ?
L’indemnité devient due le lendemain de la date de règlement inscrite sur la facture. Si une facture doit être payée au plus tard le 15 novembre et qu’elle ne l’est pas intégralement, les 40 € sont exigibles à partir du 16 novembre.
Ce forfait ne dépend ni du montant de la créance ni de la durée du retard. Une facture professionnelle de 300 € payée avec un jour de retard peut donc déclencher la même indemnité qu’une facture de 10 000 € réglée trois semaines trop tard.
Le mécanisme s’applique une fois par facture en retard. Il ne faut pas multiplier 40 € par le nombre de jours. Un paiement partiel à l’échéance ne l’annule pas non plus : si une partie de la somme reste due, l’indemnité demeure exigible.
Cette règle s’ajoute aux pénalités de retard sur facture. Les deux montants répondent à des logiques différentes : les pénalités évoluent avec le solde impayé, le taux annuel et la durée du retard, tandis que l’indemnité reste fixée à 40 €.
Faut-il réellement « facturer » les 40 euros ?
Non, au sens strict. La DGCCRF précise que l’indemnité n’a pas à faire l’objet d’une facture distincte. Elle naît automatiquement du retard de paiement. Vous pouvez la réclamer dans un e-mail de relance, un relevé de compte, une lettre de mise en demeure ou un décompte joint à votre demande de paiement.
Une relance claire peut distinguer quatre éléments :
- le numéro et la date de la facture concernée ;
- la date d’échéance dépassée ;
- le solde principal restant à payer ;
- les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 €.
Cette présentation évite de faire passer l’indemnité pour une nouvelle prestation commerciale. Elle n’est d’ailleurs pas soumise à la TVA, car elle répare les conséquences d’un paiement tardif. Ne lui appliquez donc pas un taux de 20 % et ne l’intégrez pas à la base servant à calculer les pénalités de retard.
Quels clients sont concernés ?
Le forfait vise les retards de paiement dans les transactions commerciales entre professionnels. Il peut donc concerner une société, un commerçant, un artisan, un freelance ou un micro-entrepreneur lorsqu’il achète dans le cadre de son activité.
En revanche, vous ne pouvez pas appliquer automatiquement cette indemnité légale de 40 € à un consommateur. Si vous travaillez à la fois en B2B et en B2C, utilisez des modèles de factures et de conditions de vente adaptés afin de ne pas présenter cette somme comme due par un particulier.
Les marchés publics suivent un régime spécifique d’intérêts moratoires et d’indemnité forfaitaire. Les procédures collectives imposent aussi une vigilance particulière : le Code de commerce écarte le bénéfice de ces indemnités lorsque l’ouverture d’une sauvegarde, d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire interdit le paiement de la créance à son échéance.
Quelle mention inscrire sur la facture et dans les CGV ?
Le montant de 40 € doit être indiqué sur les factures adressées aux professionnels concernés ainsi que dans les conditions générales de vente. Un simple renvoi vague vers le Code de commerce ne suffit pas : le montant doit apparaître sans ambiguïté.
Vous pouvez utiliser une formulation sobre :
Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans rappel préalable, l’application de pénalités de retard ainsi que le paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Cette mention informe le client avant tout incident. Elle ne signifie pas que les 40 € font déjà partie du total à payer lorsque la facture est envoyée. Tant que le règlement intervient dans les délais, aucune indemnité n’est due.
Vérifiez également que la date d’échéance et le taux des pénalités figurent sur le document. Ces éléments sont distincts de la somme principale, comme le rappelle la fiche officielle consacrée aux délais de paiement entre professionnels.
Peut-on réclamer plus de 40 € ?
Oui, mais pas en augmentant arbitrairement le forfait. Si vos frais de recouvrement réels dépassent 40 €, vous pouvez demander une indemnisation complémentaire. Vous devez alors justifier les dépenses engagées, par exemple avec les honoraires d’un professionnel du recouvrement.
Cette somme complémentaire ne doit pas être fixée à l’avance sur chaque facture. Elle dépend des frais réellement supportés. Le forfait légal, lui, reste de 40 €, conformément à l’article D. 441-5 du Code de commerce.
Exemple concret avec trois factures en retard
Une entreprise a envoyé trois factures B2B de 800 €, 1 200 € et 2 000 €, toutes arrivées à échéance. Le client les règle dix jours plus tard.
- l’indemnité peut atteindre 40 € pour la première facture ;
- 40 € pour la deuxième ;
- 40 € pour la troisième.
Le total des indemnités atteint donc 120 €, auquel peuvent s’ajouter les pénalités calculées séparément sur chaque facture. Cette logique par facture suppose de pouvoir identifier précisément les échéances et les règlements. Un suivi approximatif des encaissements rend la réclamation plus difficile à expliquer et à défendre.
Le bon réflexe pour réclamer l’indemnité sans créer de litige inutile
Commencez par vérifier la réalité du retard : bonne date d’échéance, facture définitive envoyée au bon interlocuteur, prestation non contestée et paiement non reçu. Une facture pro forma ne remplace pas la facture définitive qui constate la créance.
Adressez ensuite une relance factuelle. Rappelez la facture, son échéance, le solde et les sommes devenues exigibles. Joignez le détail du calcul des pénalités plutôt qu’un montant global impossible à vérifier. Si plusieurs factures sont concernées, présentez une ligne par document.
Enfin, conservez la preuve de l’envoi, du contrat ou du devis accepté et de l’exécution de la prestation. La clause protège vos droits, mais elle ne remplace pas un dossier commercial propre. Des retards répétés dégradent aussi votre trésorerie et augmentent votre besoin en fonds de roulement. Le forfait de 40 € compense une partie du coût administratif ; il ne doit pas devenir votre seul outil de prévention des impayés.