Avant d’envoyer un devis, vérifiez au minimum l’identité des parties, la date, le contenu précis de l’offre, le détail des prix, la TVA et le délai d’exécution. Ajoutez ensuite les mentions propres à votre statut et à votre secteur. Il n’existe pas une liste unique valable pour toutes les activités : le contenu exigé dépend notamment du client, de la prestation et des règles sectorielles.
Les mentions obligatoires d’un devis à contrôler
La liste ci-dessous constitue un socle fiable pour une entreprise, un freelance ou un micro-entrepreneur. Elle réunit les informations exigées dans de nombreux devis réglementés et celles qui permettent de satisfaire l’obligation d’information précontractuelle. Pour une activité encadrée, ce socle doit être complété par les mentions propres au métier.
1. Identifiez sans ambiguïté le professionnel
- nom et prénom de l’entrepreneur individuel, ou dénomination sociale de la société ;
- adresse de l’entreprise ;
- numéro SIREN ou SIRET et, selon la situation, immatriculation au RCS ou au RNE ;
- forme juridique et capital social pour une société ;
- coordonnées permettant au client de vous joindre.
Un entrepreneur individuel doit faire apparaître la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » immédiatement avant ou après son nom. Un nom commercial ne remplace pas cette identité légale. Si ces notions se mélangent encore dans vos modèles, le point sur la raison sociale et le nom commercial permet de les distinguer.
2. Identifiez le client et le document
Indiquez le nom ou la dénomination du client et son adresse. Ajoutez l’adresse du chantier, de livraison ou d’exécution lorsqu’elle est différente. Le document doit porter sa date de rédaction et être clairement présenté comme un devis ou une proposition de prix.
Attribuer une référence unique à chaque devis n’est pas une obligation générale comparable à la numérotation continue des factures. C’est néanmoins une précaution simple : elle facilite les corrections, les relances et la transformation du devis accepté en facture. Elle évite aussi de confondre le devis avec une facture pro forma, qui répond à un autre usage.
3. Décrivez ce qui sera réellement livré
Un intitulé comme « accompagnement marketing » ou « rénovation du salon » est trop vague. Décomposez l’offre en lignes compréhensibles : nature de chaque produit ou prestation, quantité, unité, prix unitaire et éventuels frais annexes. Pour des travaux, précisez la main-d’œuvre, les matériaux, les frais de déplacement et le lieu d’intervention quand ils sont concernés.
Délimitez aussi ce qui n’est pas compris. Un aller-retour de corrections, la livraison des fichiers sources ou l’évacuation des gravats peuvent changer le coût d’une mission. Une exclusion écrite vaut mieux qu’une discussion après signature.
4. Vérifiez les prix et la TVA ligne par ligne
Le devis doit permettre de comprendre comment le total est obtenu. Affichez les montants hors taxes, le ou les taux de TVA applicables, le montant de la taxe et le total toutes taxes comprises lorsque la TVA s’applique. Si plusieurs taux coexistent, rattachez le bon taux à chaque poste.
Si vous relevez de la franchise en base, ne calculez pas de TVA et utilisez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Votre situation peut évoluer : contrôlez-la avant de réutiliser un ancien modèle. Serae détaille également les cas dans lesquels un numéro de TVA devient nécessaire pour un auto-entrepreneur.
5. Donnez une échéance à l’offre et à la prestation
Indiquez la durée de validité du devis, par exemple jusqu’à une date précise. Il n’existe pas de durée universelle de 30 ou 90 jours pour tous les devis : le professionnel la fixe, sauf règle propre à son activité. Cette limite protège votre tarif si le coût des matières, de la sous-traitance ou des licences évolue.
Annoncez aussi la date ou le délai d’exécution. Pour un client consommateur, l’information précontractuelle doit couvrir la date ou le délai auquel vous vous engagez à livrer le bien ou à exécuter le service. En l’absence d’indication, le Code de la consommation prévoit en principe une exécution sans retard injustifié et au plus tard 30 jours après la conclusion du contrat.
6. Cadrez le paiement et l’acceptation
Précisez le prix global, l’échéancier, les moyens de paiement acceptés et la somme demandée à la commande. Écrivez clairement s’il s’agit d’un acompte ou d’arrhes : les conséquences d’une annulation ne sont pas les mêmes. Si rien n’est qualifié dans un contrat conclu avec un consommateur, les sommes versées d’avance sont en principe des arrhes.
Réservez enfin un emplacement pour la date, la signature et l’acceptation du client. Une formule comme « bon pour accord » rend le consentement lisible, mais ne remplace pas les autres informations. Une fois accepté, le devis engage le professionnel sur le périmètre, le prix et le délai annoncés, et le client sur son propre engagement.
Les mentions qui dépendent du statut ou de l’activité
Le piège fréquent consiste à télécharger un modèle générique puis à le considérer comme conforme pour tous les métiers. Or les exigences officielles applicables aux devis varient fortement.
- Bâtiment et équipement de la maison : pour les prestations couvertes, le devis détaillé doit notamment indiquer le lieu d’exécution, la nature exacte des réparations, les quantités, les unités, les prix, les frais de déplacement, la durée de validité et son caractère gratuit ou payant.
- Artisans soumis à l’assurance décennale : les attestations et devis doivent comporter les références de l’assurance obligatoire, les coordonnées de l’assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat.
- Services à la personne : un devis gratuit et personnalisé devient obligatoire à partir du seuil réglementaire de 100 euros TTC par mois, avec des informations propres au mode d’intervention et à l’agrément éventuel.
- Déménagement, funéraire, optique, aides auditives ou perte d’autonomie : des modèles ou contenus spécifiques s’appliquent. Une checklist généraliste ne suffit pas.
- Contrat conclu à distance ou hors établissement avec un consommateur : l’information sur le droit de rétractation et ses modalités doit être traitée dans le cadre contractuel adapté. Le délai est en principe de 14 jours, avec des exceptions, notamment pour certains travaux urgents expressément demandés.
En cas de doute, partez du texte applicable à votre profession, pas du modèle de votre logiciel. L’absence de devis lorsqu’il est obligatoire ou un manquement à l’information précontractuelle peut exposer le professionnel à une amende administrative allant jusqu’à 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale.
Le contrôle final avant de cliquer sur « Envoyer »
- Comparez l’identité de l’émetteur avec les données d’immatriculation à jour.
- Relisez les coordonnées du client et l’adresse réelle d’exécution.
- Recalculez chaque ligne, les remises, la TVA, le total HT et le total TTC.
- Vérifiez que le périmètre, les exclusions et les livrables ne laissent aucune zone grise.
- Contrôlez les dates : émission, fin de validité, démarrage et durée prévue.
- Joignez les CGV lorsqu’elles s’appliquent et conservez une copie du devis envoyé puis accepté.
Le bon réflexe n’est pas d’allonger le document à tout prix. Votre devis doit surtout permettre au client de répondre à quatre questions sans vous rappeler : qui s’engage, sur quoi, pour quel montant et dans quel délai ? Si ces réponses sont nettes et si les exigences de votre secteur sont couvertes, le document remplit sa fonction commerciale tout en réduisant le risque de litige.