Le dépôt des comptes annuels concerne principalement les sociétés commerciales. Il intervient après l’approbation des comptes, dans un délai d’un mois pour un dépôt papier et de deux mois pour un dépôt électronique. Les documents deviennent en principe publics, mais les micro, petites et moyennes entreprises au sens comptable disposent de niveaux de confidentialité différents.
Quelles entreprises doivent déposer leurs comptes annuels ?
L’obligation vise d’abord les sociétés à responsabilité limitée, notamment les SARL et les EURL, ainsi que les sociétés par actions : SA, SAS, SASU et sociétés en commandite par actions.
Sont également concernées les sociétés d’exercice libéral, certaines sociétés de personnes comme les SNC et SCS lorsque les conditions légales sont réunies, certaines coopératives agricoles, les sociétés européennes et les sociétés étrangères qui disposent d’un établissement en France. La forme juridique compte donc davantage que le niveau d’activité : une société sans chiffre d’affaires n’est pas automatiquement dispensée.
À l’inverse, une entreprise individuelle, y compris sous le régime micro-entrepreneur, n’a en principe pas de comptes sociaux à déposer au greffe. Elle conserve ses propres obligations comptables et fiscales. Une société civile n’entre pas non plus automatiquement dans le même dispositif qu’une société commerciale, même si des règles particulières peuvent s’appliquer selon son activité et sa situation.
Attention au vocabulaire : la « micro-entreprise » utilisée pour fixer les seuils de confidentialité est une catégorie comptable. Elle ne se confond pas avec le régime fiscal et social du micro-entrepreneur.
Quels documents faut-il transmettre ?
Le dossier dépend de la forme, de la taille et de la structure de l’entreprise. Il comprend généralement :
- le bilan, le compte de résultat et l’annexe comptable, sauf dispense applicable ;
- le procès-verbal d’approbation, ou son extrait, avec la proposition et la décision d’affectation du résultat ;
- le rapport du commissaire aux comptes lorsqu’il existe et doit être joint ;
- les comptes consolidés et les rapports associés lorsque la société est tenue d’en établir ;
- la déclaration de confidentialité ou de publication simplifiée, si l’entreprise y est éligible et souhaite utiliser cette option.
Les pièces doivent correspondre à l’exercice concerné et être certifiées conformes lorsque la procédure l’exige. Le dépôt ne remplace ni l’établissement des comptes ni leur approbation. C’est la dernière étape d’une chaîne : clôture, préparation des documents, décision des associés, puis transmission.
Quel délai respecter après la clôture ?
Le délai de dépôt part de la date d’approbation des comptes, pas directement de la date de clôture :
- un mois après l’approbation pour un dépôt au greffe sur support papier ;
- deux mois après l’approbation lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique.
Pour une SARL clôturant son exercice le 31 décembre, l’assemblée d’approbation doit normalement se tenir dans les six mois, soit au plus tard le 30 juin. Si elle approuve les comptes ce jour-là, la date limite tombe au 31 juillet sur papier et au 31 août en ligne. Pour une SAS ou une SASU, le délai d’approbation est en principe fixé par les statuts ; le délai de six mois reste fréquent en pratique, mais il ne faut pas le présenter comme une règle identique pour toutes les formes.
Concrètement, ajoutez les deux échéances à votre calendrier dès la clôture : la date d’approbation et celle du dépôt. Cette séparation évite l’erreur classique qui consiste à préparer l’assemblée dans les temps, puis à oublier la formalité suivante.
Comment déposer les comptes ?
Le dépôt électronique passe par le Guichet unique des formalités des entreprises. Les fichiers sont transmis au greffe compétent, qui contrôle le dossier avant sa diffusion au Registre national des entreprises et la publication de l’avis au Bodacc. Un dirigeant peut effectuer la démarche, ou la confier à un mandataire comme un expert-comptable ou un avocat.
La fiche officielle de Service Public Entreprendre indique qu’un dépôt papier reste possible par courrier ou directement auprès du greffe compétent. Le canal ne change pas le fond du dossier, mais il change le délai disponible. Gardez l’accusé de réception ou la preuve électronique : un dossier envoyé mais rejeté doit être régularisé.
Le dépôt public complète les informations juridiques disponibles sur l’entreprise. Il ne faut pas le confondre avec l’extrait Kbis, qui atteste l’immatriculation et décrit la situation juridique de la société sans remplacer ses états financiers.
Peut-on garder les comptes confidentiels ?
Oui, mais confidentialité ne signifie jamais absence de dépôt. La société transmet ses documents complets au greffe et joint la déclaration adaptée. Seule leur diffusion au public est limitée.
| Catégorie comptable | Seuils à ne pas dépasser pour 2 critères sur 3 | Option disponible |
|---|---|---|
| Micro-entreprise | 450 000 € de bilan, 900 000 € de chiffre d’affaires net, 10 salariés | Confidentialité des comptes annuels |
| Petite entreprise | 7,5 M€ de bilan, 15 M€ de chiffre d’affaires net, 50 salariés | Confidentialité du compte de résultat uniquement |
| Moyenne entreprise | 25 M€ de bilan, 50 M€ de chiffre d’affaires net, 250 salariés | Publication simplifiée du bilan et de l’annexe |
Ces seuils ne suffisent pas toujours. Certaines entités sont exclues des options en raison de leur activité, de leur cotation ou de leur appartenance à un groupe. Les établissements de crédit, assureurs et sociétés dont les titres sont admis sur un marché réglementé font notamment partie des cas à contrôler. Avant de joindre une déclaration, vérifiez l’éligibilité de la société elle-même, et pas seulement ses chiffres.
La demande doit accompagner le dépôt. Elle ne sert pas à effacer après coup des comptes déjà diffusés. L’explication d’Infogreffe sur la confidentialité détaille les catégories, les exclusions et les modèles à produire.
Que risque une société en retard ?
Le non-dépôt expose le dirigeant à une amende pénale de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive. Le président du tribunal peut aussi prononcer une injonction de déposer les comptes, souvent assortie d’une astreinte par jour de retard. Le coût réel ne se limite donc pas à l’amende : il inclut la régularisation, les échanges avec le greffe et le signal négatif envoyé aux banques, fournisseurs ou repreneurs qui consultent la situation de l’entreprise.
Le bon réflexe tient en quatre vérifications : confirmez que la forme juridique est soumise au dépôt, fixez la date d’approbation, rassemblez les pièces propres à la société et décidez avant l’envoi si une confidentialité est possible. Un doute sur une exclusion, un groupe ou un document particulier mérite une vérification auprès du greffe ou d’un professionnel du droit ou du chiffre, avant l’expiration du délai.